הודעת הפתיחה היא הרושם הראשון של העסק בטלפון. לקוח שמתקשר רוצה לדעת שהגיע למקום הנכון ולהבין מהר מה לעשות. לכן כדאי לכתוב אותה מראש, בצורה מסודרת, ולא להסתפק בנוסח מקרי.
מה כדאי לכלול
- ברכה קצרה ושם העסק.
- הודעה על הקלטת שיחות, אם העסק מקליט שיחות.
- תפריט ברור עם מספר מצומצם של אפשרויות.
- הפניה לערוץ נוסף, כמו וואטסאפ, למי שמעדיף.
איך מנסחים נכון
- משפטים קצרים, בלשון פשוטה וקולחת.
- קודם שם האפשרות ואחריה המספר, כך שהלקוח יודע מה הוא בוחר לפני שהוא לוחץ.
- לא מעמיסים מידע שאפשר למסור בשלב מאוחר יותר.
- בודקים את הנוסח בקול רם לפני ההקלטה.
טעויות נפוצות
- ברכה ארוכה שמעכבת את הלקוח.
- יותר מדי אפשרויות בתפריט אחד.
- נוסח כתוב שנשמע לא טבעי כשקוראים אותו בקול.
- הקלטה בלתי אחידה, למשל כמה קולות שונים באותה מרכזייה.
הקלטה מקצועית
אחרי שהנוסח מוכן, ההקלטה צריכה להיות ברורה ונעימה, בקול אנושי או בקול בינה מלאכותית. למידע נוסף על בניית התפריט עצמו, ראו את המדריך בניית תפריטים לנתבי שיחות, את עמוד קריינות למרכזיות ואת המדריך הודעות שיווקיות בהמתנה. אם העסק מקליט שיחות, ראו גם הקלטת שיחות בהתאמה לחוק.